Šest kroků k vytvoření efektivního plánu kontinuity podnikání

Pokud dojde k nejhoršímu, musí mít podniky plán, jak se s tím vypořádat. Naše zpráva Future Ready Report zjistila, že 17 % společností žádný plán kontinuity podnikání nemá a 19 % nemá plán obnovy po havárii.

Bez efektivního a spolehlivého plánu mohou mít problémy s obnovou i nejúspěšnější firmy. Abychom vám ukázali, že firma dokáže zůstat v provozu i během nejnáročnějších událostí, zpracovali jsme jednoduchý návod, který vám pomůže vytvořit neprůstřelný plán kontinuity podnikání.

Co přesně plán kontinuity podnikání znamená?

Kontinuita podnikání označuje zachování funkcí firmy nebo její rychlé obnovení v případě závažného narušení, jako je kybernetický útok nebo přírodní pohroma. Jsou zde uvedeny kroky, které musí provést vedení firmy a její zaměstnanci pro zajištění provozu organizace během podobných událostí.

Zde je našich šest doporučení k vytvoření plánu, který pomůže udržet vaši firmu stabilní v nepříznivých dobách.

 1.     Vytvořte tým řízení kontinuity podnikání

Je důležité vytvořit centrální tým řízení kontinuity podnikání, do kterého však musí být zahrnuti klíčoví vedoucí ze všech částí firmy. Zajistíte tak, že v případě mimořádné situace bude v každé části vaší firmy vedoucí, který bude ukazovat cestu.

 2.     Identifikujte rozsah a cíle vašeho plánu

Firma je mnohem víc než jen zboží a služby, které prodává. Při vytváření plánu kontinuity podnikání je nutné vzít v úvahu základní podnikovou infrastrukturu, procesy a funkce, jako jsou lidské zdroje, provoz, IT atd.

Až se svým týmem stanovíte rozsah, musíte identifikovat klíčové cíle vašeho plánu. Firmy se navzájem liší, takže tyto cíle budou záviset na tom, jak funguje právě vaše firma. Z cílů pak bude vycházet analýza dopadů.

 3.     Proveďte analýzu dopadů

Až stanovíte rozsah a cíl, je nutné zjistit, jakým typům rizik může vaše firma v případě mimořádné situace čelit. Tato rizika mohou mít různou povahu – mohou být finanční, provozní nebo fyzická, přičemž každá mimořádná událost znamená jinou formu rizika.

Například u kybernetických útoků bude pravděpodobně větší finanční nebo provozní riziko než fyzické riziko. Váš plán proto musí odrážet rizika, která hrozí u různých událostí.

Klíčem k identifikaci těchto rizik je analýza dopadů (anglicky business impact analysis – BIA). Základním účelem BIA je pomoci vám identifikovat konkrétní rizika a nebezpečí, která mohou přinést.

Se svým týmem pro řízení kontinuity podnikání zpracujte seznam rizik pro vaše podnikání a prodiskutujte, jak závažná jsou jednotlivá rizika a jak by potenciálně mohla ovlivnit provoz vaší firmy.

 4.     Identifikujte potřebné zdroje

Nyní jste již prostřednictvím BIA identifikovali a zhodnotili potencionální rizika, kterým vaše firma čelí v případě katastrofy. Tato analýza pravděpodobně odhalí nesoulad mezi zdroji, které má vaše firma v současnosti k dispozici, a zdroji, které bude potřebovat pro zachování provozu v případě mimořádné události.

Dalším krokem je případná investice do požadovaných dodatečných zdrojů, čímž zajistíte, že vaše firma bude dál fungovat uprostřed katastrofy nebo se z ní alespoň rychle zotaví.

Může se jednat o konkrétní vybavení potřebné pro udržení provozu, například zapůjčení dodávkových vozů, nebo pohotovostní místo, jako je konferenční centrum nebo pronajatý objekt.

 5.     Stanovte procesy obnovy

Znalost rizik, která vaší firmě hrozí, je sice kriticky důležitá, ale stejně důležité je vědět, jaké praktické kroky musíte udělat k zajištění obnovy po neočekávané události, která vás poškodila.

Opět je nezbytně důležité, abyste měli k dispozici dodatečné záložní zdroje pro případ mimořádné události. Může jít o náhradní vybavení, jako jsou počítače nebo laptopy, o službu mimo pracoviště, kde jsou uloženy kriticky důležité informace (cloud nebo datové centrum), nebo alternativní místo pro případ, že nebudete mít přístup na své primární pracoviště v důsledku katastrof, jako jsou záplavy nebo požár.

 6.     Testujte a školte

Jakmile máte plán a jsou zajištěny požadované zdroje pro zajištění obnovy, je posledním krokem při zavádění plánu kontinuity podnikání jeho otestování a proškolení zaměstnanců, aby ho dokázali účinně implementovat.

Rizika nejsou nikdy stejná a každá mimořádná situace se liší od té předchozí. Je proto důležité, abyste svůj plán kontinuity podnikání důkladně a průběžně testovali a dokázali tak odhalit jeho případné slabiny, se kterými jste nepočítali nebo které se objeví až časem.

Plán nebude účinný, pokud ho zaměstnanci nejsou schopni realizovat od začátku do konce. Vzhledem k tomu, že jednotlivé firemní funkce potřebují různé protokoly, je důležité, aby každé oddělení vědělo, jaké relativní kroky musí udělat v případě mimořádné události.

Katastrofy a nepředvídatelné události jsou aspektem, se kterým se musí potýkat všichni vedoucí pracovníci. Díky správné přípravě a zavedeným zdrojům může váš plán kontinuity podnikání pomoci vašemu podniku zůstat silný, stejně jako 68 % podniků, které podle našeho průzkumu uvedly, že jejich plán byl účinný, když čelily nepředvídané události.