Virtuální kanceláře: Budoucnost moderní práce na dálku?

Už vás někdy napadlo, že vaše stávající kancelář může být spíš břemenem než přínosem? Na určené místo se musíte každý den dopravit, což může být významná časová investice. Za fyzické kanceláře také platíte měsíční nájem. A nikdo vám také nezaručí, že takový pracovní prostor bude podněcovat produktivitu a kreativitu vaši a vašich zaměstnanců. Leckdy se totiž lidé ve strohých klimatizovaných kancelářích necítí příliš dobře a ocenili by spíše práci na dálku. Možná je právě teď čas na změnu v podobě virtuální kanceláře. Ta totiž nabízí svobodu, finanční úsporu a mnoho dalších výhod.

Co je to virtuální kancelář?

Virtuální kancelář je pracoviště bez fyzického prostoru, pouze adresa, která slouží jako hlavní sídlo vaší firmy. U agentur, které virtuální kanceláře poskytují, si nicméně můžete přiobjednat i další služby, jako je přebírání pošty, vyřizování telefonů pracovníkem recepce nebo ad hoc pronájem vybavených zasedacích místností. Meetingy s klienty stále mohou probíhat ve fyzických prostorách tváří v tvář, ty jsi však nepronajímáte jen pro sebe, ale fungují na principu sdílení. Můžete je využít i pro osobní setkávání se svým týmem.

Objevte výhody práce na dálku

Virtuální kanceláře jsou oblíbené u start-upů a menších podniků, které nemají velké množství zaměstnanců. Se správnými digitálními nástroji, jaké jsou například obsaženy v kancelářském balíčku Microsoft 365, není pronájem fyzických kancelářských prostor pro některé firmy nutností, neboť zaměstnanci zvládnou efektivně spolupracovat online. Jaké další benefity virtuální kanceláře přináší?

• Zaměstnanci jsou spokojenější, protože ušetří za dopravu, jsou časově flexibilnější, produktivnější a snáze dosahují rovnováhy mezi pracovním a osobním životem.
• Reprezentativní adresa na vašem webu nebo firemním profilu na Googlu bude působit důvěryhodněji.
• Pokud patříte mezi živnostníky, pak je virtuální kancelář důležitá pro ochranu vašich osobních údajů (zejm. zmíněné adresy).
• Služby recepce, jako je vyřizování hovorů nebo přebírání pošty, vám ušetří čas a zajistí, že nic důležitého nepromeškáte.
• Dlouhodobě snížíte své režijní náklady. Finanční rozdíl mezi měsíčním pronájmem fyzických kanceláří a virtuálního sídla s doplňkovými službami je značný.

Mít virtuální kancelář není jen trend poslední doby. Je to strategie, která vám skutečně může pomoci v podnikání.

Jak na virtuální kancelář krok za krokem

• Definujte si, čeho chcete dosáhnout. Je to snížení nákladů, nebo lepší spolupráce na dálku?
• Práce na dálku vyžaduje určitou investici do těch nejlepších komunikačních a projektových nástrojů, jako jsou například aplikace Microsoft 365.
• S tím souvisí i další krok: vybudujte si bezpečné IT zázemí. V dnešní době se neobejdete bez dobrého internetového připojení, cloudového úložiště nebo kybernetické ochrany.
• Zvažte zmíněné doplňkové služby. Mohou se týkat například přebírání pošty nebo vyřizování telefonních hovorů, v případě potřeby si můžete rezervovat i fyzickou konferenční místnost včetně dostupného zařízení.

Zřízení virtuální kanceláře je moderní a praktickou cestou, jak posunout byznys kupředu. Umožňuje vám a vašim zaměstnancům být flexibilní, snižuje náklady a je reprezentativním místem, kde se můžete stýkat se svými klienty. Ať už jste živnostník, start-up, nebo zavedená společnost, virtuální kancelář vám otevře nové možnosti.