Pět kroků k udržitelné a úspěšné práci na dálku

Sepsali jsme pro vás několik způsobů, které vám pomohou zajistit, že vaši zaměstnanci budou spokojeni s pracovními podmínkami práce na dálku, a že budou dostatečně připraveni a motivováni k tomu, aby ve své práci byli efektivní i v dohledné budoucnosti.

 1)     Přizpůsobení vzdáleného pracovního prostředí vašich zaměstnanců

Firmy se zvládly rychle přizpůsobit základním požadavkům pro práci na dálku, které začínají u notebooku a dostupného internetového připojení. Nyní však stojí za to přehodnotit a hlavně vylepšit uspořádání pracovního prostor v domovech zaměstnanců.

• Je možné, že vaši zaměstnanci zpočátku používali své osobní počítače a telefony. Pokud jim ale poskytnete profesionální vybavení, výrazně tím přispějete k lepšímu zabezpečení dat.
• Pokud jde o samotná zařízení, dostanou-li pracovníci k dispozici alespoň monitor, myš a samostatnou klávesnici, pomůžete jim předcházet bolestem zad a problémům s držením těla. S jejich pomocí si zaměstnanci budou také moci lépe přizpůsobit svůj domácí pracovní prostor individuálním potřebám.
• Špatné připojení k internetu se zpočátku možná zdá jako malý zádrhel, ale v průběhu času může bránit produktivitě. Produkty jako je Přenosný Wi-Fi internet pro firmy které poskytují přístup k Wi-Fi pomocí 5G a 4G sítí Vodafone, mohou zajistit spolehlivější připojení pro všechny členy vašeho týmu.
• Zejména byste se ale měli ujistit, že všichni dodržují zásady kybernetické bezpečnosti, aby nedošlo k ohrožení dat a systémů.

Nejlepší způsob, jak zjistíte, co vašim zaměstnancům chybí, je přímo si s nimi promluvit. Díky tomu budete vědět, v čem máte mezery a zda je možné něco vylepšit či napravit.

2)    Přehodnocení obchodních postupů

Nyní je vhodný čas na to ohlédnout se zpět na veškeré procesy a postupy pro práci z domova, ke kterým jste se dosud uchýlili. Funguje vše opravdu efektivně, nebo je možné něco vylepšit?

Nový pohled na věc a možná řešení můžete získat tak, že si promluvíte s vedoucími pracovníky a provedete průzkum v rámci celé společnosti (například rozesláním dotazníku).

Pokud narazíte na problém, zvažte, zda nevázne komunikace. Mohli bychom lépe využívat technologii, kterou máme k dispozici, nebo potřebujeme nové nástroje? Existují další způsoby, jejichž pomocí bychom mohli podpořit produktivitu a angažovanost zaměstnanců?

To vám může pomoci dělat informovaná rozhodnutí a plánovat měsíce dopředu. Zejména na dobu, kdy se vaše týmy začnou vracet do kanceláře.

3)    Vzdálená technická podpora zaměstnanců

Při práci na dálku se problémy s IT technikou budou vyskytovat častěji. Děje se tak částečně proto, že nastavení a vybavení každého člena týmu se může lišit. Optimalizace vzdálené technické podpory může pomoci k maximálně efektivnímu využívání kapacit týmu IT podpory:

• Vytvořte sadu podkladů, které se budou zabývat nejběžnějšími problémy při práci z domu a které budou zaměstnancům sloužit jako první pomoc.
• Vysvětlujte zaměstnancům, jak určité problém vyřešit, a podpořte je tak v tom, aby se snažili problémy překonat sami.
• Pokud je nezbytná pomoc ze strany člena týmu IT podpory, použijte nástroje pro vzdálené připojení, aby mohl opravu provést přímo.
• Zvažte zavedení individuálních hovorů jednou týdně, kde budou zaměstnanci moci probrat „méně naléhavé“ potíže s počítačovou technikou, které omezují jejich produktivitu.

4)    Efektivní nábor nových členů týmu

Jako firma se možná ocitnete v situaci, kdy budete potřebovat přijmout nové zaměstnance a uvést je do pracovního procesu. Nebo jste možná přijali nové členy týmu těsně před přechodem k práci na dálku. Pokud se nemůžete setkat osobně, nebude to jednoduché. Existují ale způsoby, které vám tento proces pomohou zefektivnit a zajistí, aby členové týmu měli k dispozici vše, co potřebují.

• Vytvořte si kontrolní seznam klíčových zařízení. Budete tak mít přehled o tom, která z nich noví zaměstnanci již mají a která ještě potřebují doplnit.
• Uspořádejte krátké úvodní virtuální školení, které nováčkům pomůže se zapojením do týmu. Bude vám stačit 30 minut, během kterých jim můžete také ukázat pracovní systémy a pomoci s jejich nastavením.
• Nezapomeňte, že používání cloudových nástrojů pro sdílení informací, jako je Office 365, vám může usnadnit sdílení nezbytných informací s novými pracovníky a je efektivnější než zasílání spousty příloh e-mailem.
• Ujistěte se, že jste novým zaměstnancům poskytli odkazy na online školení ke klíčovým aplikacím – většina poskytovatelů softwaru má řadu těchto podkladů k dispozici.

5)    Komunikace

Komunikační nástroje mohou hrát důležitou roli při spolupráci a udržování silného týmového ducha ve společnosti.

Virtuální přestávky na svačinu, obyčejný „pokec u kávovaru“ s lidmi mimo váš nejbližší tým i jiné společenské akce mohou pomoci udržet pozitivní myšlení a motivaci.

Dlouhodobý úspěch

Práce na dálku se pro mnoho podniků stala nezbytnou. Pokud si principy práce na dálku správně nastavíte již na začátku, může vám nabídnout větší flexibilitu, kreativitu a pohodlí.

Neodkládejte přehodnocení pracovních návyků týmů, které pracují na dálku. Můžete tím podpořit plynulý chod svého podnikání, zatímco se přizpůsobujete „novému standardu“ práce, a přispět k úspěšnému rozvoji firmy v budoucnu.