Jak zorganizovat virtuální workshop

Pokud se však dobře připravíte a využijete správné nástroje, podaří se vám vykřesat energii týmového brainstormingu i na virtuálním workshopu.

Správná kombinace osobností

Pro úspěch virtuálních workshopů, zejména pokud mají za cíl generování nových nápadů, je velmi důležité vybrat tu správnou sestavu účastníků.

Snažte se nezvat pouze účastníky, u kterých je účast samozřejmá.  Skvělé nápady je potřeba rozvíjet a ověřovat. K tomu slouží námitky kolegů ‒ na schůzku proto pozvěte lidi z různých oddělení, abyste získali co možná nejvíce různých úhlů pohledu.

Snažte se také o to, aby se do diskuze zapojili lidé s různými typy osobnosti. Například empatičtí lidé se umí vcítit do zákazníka, analytické osobnosti naopak často vnáší do debaty potřebnou objektivitu a přispívají logickými řešeními.

Návrh workshopu

Při přípravě workshopu je dobré mít na paměti několik věcí.

Zaprvé, zamyslete se nad časovým harmonogramem. Celodenní workshopy rozhodně nejsou tou nejlepší volbou. Workshop byste neměli plánovat na více než čtyři hodiny. To zahrnuje i přestávky, se kterými byste určitě neměli šetřit.

Jistě nechcete ztrácet čas tím, že se účastníci budou pročítat základními informacemi. Proto uveďte veškeré potřebné informace už v pozvánce na workshop, aby si je účastníci mohli nastudovat předem. Díky tomu budou všichni připraveni věnovat se danému tématu ihned po zahájení workshopu.

Během workshopu dávejte prostor všem účastníkům. To může být složitý úkol, pokud jich je více. Pokud tedy na workshop pozvete přes deset lidí, rozdělte je do menších skupin.

Nezapomínejte také na rozdíly v komunikačních stylech: někteří lidé se rádi projevují hlasitě, zatímco jiní preferují chat nebo virtuální tabule. Nabídněte tedy účastníkům různé komunikační metody.

A konečně je potřeba zmínit, že někteří účastníci mohou v zápalu diskuse přehlušit ostatní. Z tohoto důvodu se ujistěte, že si na začátku stanovíte cíle, kterých by se všichni účastníci měli držet.

Nástroje a technologie

Nedopusťte, aby se hlavním výstupem vašeho workshopu stalo testování techniky – zajistěte, aby vše fungovalo hladce a všichni účastníci se mohli soustředit na cíl setkání.

Se vší pravděpodobností budete potřebovat minimálně následující nástroje:

• Online kalendář (např. Kalendář Google)
• Software na pořádání videokonferencí (např. Zoom nebo Skype pro firmy)
• Digitální pracoviště (např. HeySpace nebo Mural)
• Digitální tabule (např. Miro nebo Nureva)

Nenechávejte nic náhodě – pokud tyto nástroje používáte poprvé, raději je předem otestujte. A pokud je to potřeba, ujistěte se, že každý má správné přihlašovací údaje, aby nikdo nezůstal bez přístupu.

Není třeba dodávat, že možností je opravdu mnoho, přičemž každá z nich má vlastní funkce a benefity. Prověřte si výhody, které jednotlivé nástroje přináší, a v případě potřeby účastníkům předem poskytněte pokyny k jejich použití.

Vždy mějte na paměti zlaté pravidlo: mějte plán B. Nic nenaruší dobře probíhající workshop tak jako nespolehlivé internetové připojení. Bez ohledu na to, které nástroje používáte, snažte se mít vždy v záloze další řešení, pokud by se něco pokazilo. A pokud je to možné, mějte k dispozici někoho, kdo v případě potřeby převezme moderování workshopu.

Zajištění hladkého průběhu workshopu se může zdát jako hračka. Ve sdíleném pracovním prostředí však i drobné detaily mohou mít velký vliv. Důkladně se tedy zamyslete nad potřebnými technologiemi, detailně si promyslete program workshopu a udělejte vše, co je ve vašich silách, abyste vytvořili kreativní prostředí, ve kterém budou nápady jen vzkvétat.