3 tipy jak udržet výkonnost týmu bez ohledu na to, kde se nachází

V tomto článku se zaměříme na to, jak podporovat dobré pracovní návyky při práci na dálku, díky kterým svým zaměstnancům zajistíte duševní pohodu a udržíte produktivitu svého podnikání.

Podíváme se také na to, jak zvládnout komunikaci a spolupráci na dálku, a poradíme, se kterými technologiemi bude vaše firma šlapat jako hodinky.

1) Duševní pohoda zaměstnanců a maximalizace produktivity

Podpora duševní pohody zaměstnanců by měla být důležitá pro každého zaměstnavatele. Z nedávné studie Oxfordské univerzity vyplývá, že šťastní zaměstnanci jsou až o 13 % produktivnější než ti nespokojení. Dobrým způsobem, jak zjistit pocity a nálady zaměstnanců, je dobrovolný průzkum mezi vašimi zaměstnanci ohledně jejich pracovního prostředí při práci na dálku.

Častým problémem, který provází práci na dálku, bývá koncentrace, protože nové prostředí může zaměstnanci narušovat jeho běžné pracovní postupy.

Snažte se tomuto problému předcházet a u svých zaměstnanců podporujte dobré návyky práce na dálku. Například jim můžete doporučit, aby si na svých zařízeních vypnuli oznámení a naplánovali si konkrétní intervaly, ve kterých budou kontrolovat přijatou poštu a další oznámení (ideální je kontroly provádět pouze 2x až 3x za den). I jedno jediné oznámení může přerušit koncentraci až na 23 minut.

Existují různé nástroje, které zaměstnancům pomohou vyhradit si čas na soustředěnou práci i mezi všemi schůzkami, telefonáty a případnými rodinnými závazky:

• Osobní přehled služby MyAnalytics v aplikaci Outlook pomáhá lidem pochopit, jak využívají svůj čas, a najít způsoby, jak si vyhradit čas na cílenou práci.
• Časově náročné činnosti mohou zrychlit digitální asistenti. Služba Calendar.help se zase hodí v případě, že se s kolegy snažíte najít vzájemně přijatelné časy pro schůzku. Stačí do kopie zprávy přidat Cortanu (asistentku s umělou inteligencí od společnosti Microsoft).
• V neposlední řadě jsou tu programy, jako je například plugin Outlooku Findtime nebo inteligentní asistent Zoom.ai, které mohou vašim zaměstnancům pomoci ušetřit čas.

Nezapomeňte ale, že kromě technologické změny musíte přijmout i určité změny firemní kultury. Proto jděte příkladem – vyvarujte se komunikaci po skončení pracovní doby a nastavte svým chováním očekávanou míru flexibility a empatie. Vaši kolegové vás budou následovat.

 

2)    Zlepšování komunikace

U týmů pracujících na dálku je mnohem obtížnější sdílet informace a zajistit, že je všichni správně pochopili.

Prvním krokem je, abyste byli všichni naladěni na stejnou vlnu – vzájemně si potvrďte sdílené vize a cíle, ujistěte se, že každý zná svou roli při jejich dosažení a obnovte nezbytné komunikační kanály.

• Nástroje pro řízení projektů, jako je například Asana, mohou zaměstnancům pomoci s vizualizací cílů a umožní jim flexibilně pracovat na jejich dosažení. Členové týmu si tak i na dálku mohou snadno nasdílet soubory, spravovat jednotlivé úkoly a sjednotit svůj pracovní postup.
• Pro pracovníky na home officech jsou obzvlášť hodnotné nástroje, které umožňují videokonferenční hovory. Ty jim značně šetří čas a přispívají k udržování vztahů mezi členy týmu.
• Řadu časově náročných aspektů spojených s prací na dálku můžete vyřešit s pomocí aplikace Microsoft Teams. V ní lze posílat rychlé zprávy v rámci chatu, což může být pro různé účely lepší a efektivnější než komunikace prostřednictvím e-mailu. Aplikace nabízí také možnost videohovorů, díky kterým se snadno spojíte s kterýmkoli členem vaší organizace. Všechny prvky aplikace mají stejnou úroveň zabezpečení v souladu s předpisy jako ostatní aplikace sady Microsoft 365.
• Využívejte svůj čas produktivně: s rychlými dotazy neváhejte svým kolegům a klientům krátce zatelefonovat, neplánujte si kvůli nim půlhodinový videohovor. Pomůžete tak zmírnit únavu z častých videokonferencí a zlepšit produktivitu i náladu zaměstnanců.

 

Nezapomeňte plánovat a podporovat také neformální schůzky s týmy i mezi nimi. Takové schůzky pomáhají nejen udržovat vztahy, ale mohou sloužit i jako „kontrola duševní pohody“ pracovníků. Toto období budou někteří lidé zvládat hůře než jiní. Udělejte si na své zaměstnance čas a zjistěte si, jak se jim daří.

3)    Podpora spolupráce

Všichni víme, že spolupráce je zásadním klíčem k úspěchu. V situaci, kdy vaši zaměstnanci pracují na dálku, je o to důležitější neustále připomínat, že mohou pracovat společně v týmu.

Snažte se najít nové způsoby, jak prohloubit spolupráci:

• Řešíte-li zmatky a dlouhý schvalovací proces, zkuste využít aplikace pro revize dokumentů v reálném čase.
• Zvažte přesun části svého podnikání do cloudových řešení, která poskytují celou škálu služeb a jsou ideálním nástrojem pro práci na dálku. Cloudové řešení vašim zaměstnancům umožní snadný přístup k aplikacím, e-mailům, informacím a dalším zdrojům odkudkoli z celého světa.
• Cloudová řešení také mohou zásadním způsobem přispět k zajištění bezpečnosti kritických informací o vašem podnikání. S funkcemi jako zálohování (Backup-as-a-Service, BaaS) se vyhnete vynuceným odstávkám, a to i v případě narušení bezpečnosti.