Jak na odesílání velkých souborů? 6 tipů na praktické nástroje nejen pro firmy

E-mailová schránka má své limity

Některé soubory můžete posílat e-mailem, ale dříve či později dostanete stopku kvůli limitu maximální velikosti přílohy. Obvykle se jedná o 25 MB, některé e-mailové schránky umožňují připojit ke zprávě až 50 MB. Dokument o několika stránkách s malým množstvím obrázků by tedy neměl být problém, ale objemnější soubor už přes e-mail pošlete do světa jen stěží. Jaké máte další možnosti?

Zjistěte, jaká úložiště může používat váš byznysový partner

Ke sdílení dat s některými firmami můžete využít jen některá úložiště v závislosti na jejich firemní politice. Přestože cloudové služby data při přenosu šifrují, firmy s přísnějším bezpečnostním nastavením však nemusí dovolovat přístup třetí strany. Než se pustíte do finálního hledání nejvhodnějšího nástroje pro odesílání nebo úschovu dat, zeptejte se svého byznysového partnera, které platformy nemůže používat, a ty můžete rovnou vyloučit.

Oblíbené nástroje pro posílání a sdílení velkých souborů dat

Klasické nástroje jsou si většinou podobné. Nabízejí možnost nahrát soubory o maximální kapacitě, vytvořit speciální odkaz pro stažení nebo ho poslat příjemci přímo na e-mail. Přístup k souboru je časově omezen – typicky na 14 dní, to se ale u jednotlivých služeb různí.

• Úschovna je v základní verzi zcela zdarma. Maximální limit zásilky je 30 GB, chcete-li poslat větší zásilku nebo ji mít uloženou déle než 14 dní, pak si musíte zaplatit „Premium zásilku“.
• WeTransfer má, stejně jako Úschovna, bezplatnou a placenou verzi. Bezplatná služba se vám bude hodit, pokud váš soubor nepřesáhne 2 GB. V placené verzi můžete posílat až 20GB soubory. Na stránce wetransfer.com si vyberete soubor, který chcete odeslat, zadáte svůj e-mail a e-mail příjemce. Kliknete na odeslat a soubory se automaticky nahrají na server WeTransfer. Příjemce okamžitě obdrží e-mail s odkazem ke stažení souboru. Odkaz bude platný po dobu 7 dní.
• Filemail vám v bezplatné verzi umožní posílání souborů o velikosti do 5 GB. Pro firmy, které preferují trvalé řešení, dává smysl placená verze Business nebo Enterprise, která kromě posílání souborů bez limitu slibuje i trvalou úschovu a dostupnost dat. Služba nabízí dvoufaktorové ověření a koncové šifrování. Kromě toho je Filemail vybaven také funkcí antivirové kontroly, která před odesláním prověří všechny soubory na přítomnost virů.

Chcete soubory i dlouhodobě ukládat? Využijte cloud

Nejlepším způsobem, jak posílat i ukládat velké soubory, je online úložiště – cloud. Verze zdarma mají oproti těm placeným zpravidla menší kapacitu a kratší lhůtu uložení. V online úložištích snadno nastavíte, s kým chcete velké soubory sdílet, a příjemce obdrží notifikaci o sdílení rovnou do e-mailové schránky.

• Microsoft OneDrive je jedním z často využívaných řešení, které je také součástí balíčku kancelářských aplikací MS Office 365. Ke svým dokumentům, fotkám a ostatním souborům se dostanete snadno ze všech zařízení, včetně těch mobilních.
• Dropbox umožní sdílet složky s několika lidmi až do výše 16 GB. Pakliže by vám tato porce dat nestačila, můžete si aktivovat verzi „Pro“ s 1 TB místa.
• Google Disk patří k nejznámějším nástrojům pro sdílení a ukládání datových souborů. Firmy nejčastěji využívají Google Workspace, který je dostupný v různých verzích.

Před výběrem nástroje pro sdílení, posílání nebo ukládání velkých datových souborů si promyslete, jak často budete velké soubory posílat a zda potřebujete nástroj, který umožní i jejich trvalé uložení na cloudu. Zvažte, kolik lidí bude nástroj využívat, kolik do něj chcete investovat a jaké jsou vaše bezpečnostní požadavky. Většina nástrojů nabízí bezplatnou verzi. Využijte této možnosti a nástroj si nejprve vyzkoušejte. Pokud se vám osvědčí, placenou verzi můžete dokoupit kdykoli.