27. června 2024

Digitální a elektronický podpis: V čem se liší a jak je správně používat

Odhadovaná doba čtení 4 minuty

Digitální a elektronický podpis jsou nástroje pro zajištění integrity a autenticity elektronických dokumentů. Ve firemním prostředí se můžete setkat s oběma typy, nejedná se ale o synonyma – základní rozdíl spočívá ve způsobu vytváření a ověřitelnosti. Jak a kdy využít digitální podpis a kdy naopak sáhnout po tom elektronickém?

Digitální a elektronický podpis nejsou totéž, přesto se oba výrazy často zaměňují. Zatímco elektronický podpis je jednoduchým obrazem vlastnoručního podpisu, digitální podpis je mnohem sofistikovanější, protože využívá speciální kryptografické klíče navázané na identitu člověka.

Možná vás právě napadlo, proč tedy všude narážíte na výraz elektronický podpis, když je zcela evidentní, že digitální podpis je mnohem bezpečnější. Zatímco v USA se používá spojení digitální podpis pro certifikované ověření identity, v Evropské unii se setkáte s označením elektronický podpis. A to je důvod, proč dochází k záměně pojmů – v EU, a tím pádem i v České republice najdete certifikát pro ověření identity pod klíčovou frází „elektronický podpis“, nikoliv pod označením „digitální podpis“. Pokud se v této problematice i vy stále trochu ztrácíte, podrobnější vysvětlení jsme si pro vás připravili na následujících řádcích.

Co je elektronický podpis a kdy se používá?

Elektronický podpis slouží k podepisování dokumentů online – smluv, formulářů a dalších. Je to váš vlastnoruční podpis v elektronické podobě. Dokumenty lze podepsat např. jednoduše prstem na dotykové obrazovce nebo pomocí skenu podpisu. Z hlediska bezpečnosti ale není tento typ podpisu nejvhodnější. Je totiž jednoduché ho zfalšovat.

Co je digitální podpis a kdy se používá?

Digitální podpis se rovněž používá pro podepisování elektronických dokumentů. Váže se na veřejné a soukromé kryptografické klíče s identitou osoby. Navíc zahrnuje ověření třetí strany, kterou je v tomto případě certifikační úřad. Po schválení žádosti certifikačním úřadem obdrží žadatel digitální certifikát, který následně nainstaluje do počítače nebo mobilního zařízení.

Digitální podpis si nepředstavujte jako váš vlastnoruční podpis či jeho obrázek. Jedná se specifická data, která klasický podpis nahrazují. V PDF dokumentu tak můžete najít například jen logo Adobe Acrobat spolu se jménem podepisující se osoby, datem a časem podepsání.

Jak a kde získat digitální podpis?

Zda při podpisu dokumentu volit elektronický či digitální podpis tedy přímo souvisí s tím, jaká míra zabezpečení, autenticity a nepopiratelnosti je v daném případě potřeba. Digitální (certifikovaný) podpis s sebou nese jistotu, že obsah dokumentu se od podpisu nezměnil, signatář nemůže popřít, že dokument podepsal, a jeho identita byla ověřena veřejně důvěryhodnou třetí stranou.

V České republice existují pouze 3 oficiální poskytovatelé certifikačních služeb:

TIP

Jedním ze způsobů, jak můžete svým zákazníkům umožnit podepisování dokumentů online, je služba DocuSign. Díky tomuto nástroji, který používáme i ve Vodafonu, zvládne uživatel snadno provést signaci na pár kliknutí, aniž by musel svůj podpis například složitě skenovat. Kompletní verifikace i podepsání probíhá online, dokumenty jsou následně ukládány a spravovány v cloudu. Služba DocuSign je certifikována podle evropského nařízení eIDAS a je ekvivalentem standardního ručního podpisu.

Digitální podpis jako alternativa datové schránky?

Digitální podpis (v rámci certifikačních úřadů však nazývaný jako elektronický podpis) vám umožní rychle a efektivně uzavírat smlouvy a dohody, bez ohledu na geografickou vzdálenost druhé strany. Každý vámi podepsaný dokument bude jedinečný a ověřený. Digitální podpis uznávají všechny úřady v ČR. Určitou alternativou k podpisu je datová schránka, která také slouží jako identifikátor. Pokud ale využíváte digitální podpis, můžete dokumenty posílat přímo i ze své standardní e-mailové schránky nebo skrze jiné komunikační kanály.

VÍTE, ŽE...

V Evropské unii vešlo v roce 2016 v platnost nařízení eIDAS o elektronické identifikaci a službách pro elektronické transakce na vnitřním trhu. Díky eIDAS se elektronické transakce stávají bezpečnějšími a přístupnějšími pro podnikatele v celé EU. Cílem nařízení je podpora digitální transformace evropských států.

Digitální podpis v Microsoftu 365

Digitální podpisy lze použít k ověření identity také v rozhraní Microsoft 365 – uživatelé mohou touto cestou šifrovat e-maily, které posílají. A jedině zvolený příjemce e-mailu může pak zprávu dešifrovat a přečíst.

TIP

Podnikejte s Microsoftem 365. Nově může mít jako součást licence i Copilot – užitečného pomocníka, který poskytuje rady a návrhy přímo v aplikaci, analyzuje data nebo automatizuje úkoly.

Ať už ale v praxi narazíte na jakoukoliv situaci, kdy bude potřeba použít některý ze zmíněných typů podpisů, vždy důsledně sledujte požadavky druhé strany, protože i na první pohled jasný pokyn může znamenat něco jiného. Pokud vám například pracovník z úřadu řekne, abyste zaslali dokumenty s elektronickým podpisem, bude mít velmi pravděpodobně na mysli digitální podpis, tedy ten certifikovaný, nikoli jednoduchý sken vašeho podpisu. Abyste předešli nepříjemnostem, vždy se ujistěte, jaký typ podpisu je pro dané účely potřeba.