Online komunikace je základ. Video schůzky jsou dnes primárním komunikačním kanálem s klienty a dodavateli, ale slouží i k pravidelné komunikaci s kolegy. Nástrojů pro videokonference najdete nespočet, ale který je ten nejlepší pro vaše podnikání? Sepsali jsme pár zásadních funkcí, které vám videokonference značně usnadní a pomohou vám ujasnit si, co od nástroje pro online schůzky očekáváte.
Vyberte nástroj, který se vám dobře ovládá
To se možná lehce řekne, ale hůře dělá. Nedejte jen na to, co se dočtete na internetu. Ideální je, když si zvolený nástroj nejprve otestujete. Zjistíte tak, zda má intuitivní ovládání, jestli ho vy a vaši zaměstnanci budete schopni jednoduše používat, nebo jestli na něj po stáhnutí a instalaci už nikdy nikdo nesáhne.
Zakoupení licence k programu, který nebudete využívat, je zbytečný náklad, který si především menší podnikatelé často nemohou dovolit. Proto si nejprve zjistěte, zda má videokonferenční služba demo, zkušební verzi nebo verzi zdarma, kterou si můžete vyzkoušet.
Bez sdílení obrazovky ani ránu
Sdílení obrazovky vám přijde vhod, až budete dělat prezentaci pro klienta nebo hledat společné řešení s kolegy. Měsíční přehledy, tabulky, grafy, fotografie, prezentace či diskuze nad konkrétními dokumenty vám vždy půjdou mnohem lépe, když si je s ostatními účastníky videohovoru budete moci nasdílet. Díky tomu už se vám nestane, že se polovinu schůzky budete přehrabovat v mnohastránkovém dokumentu a nebudete vědět, o čem je řeč. Prosté sdílení obrazovky vám ušetří nervy a mnoho času.
Nahrávání videohovorů
„Ta online schůzka byla opravdu přínosná, škoda, že jste ji prošvihli!“ „Neuložil jsem si poznámky, jak to ten kolega vlastně říkal?“ Pokud vám podobné situace nejsou cizí, určitě oceníte možnost nahrávání videohovorů. Interní prezentace, školení, webináře nebo rozhovory si v dobrém nástroji začnete nahrávat během pár kliknutí.
Díky tomu budou v obraze i ti, kteří se nestihli připojit, video si ale můžete uložit i pro vzdělávání nových kolegů a jejich snadnější začlenění do interních procesů. Existují další programy, které video zaznamenají externě. Pokud funkci nahrávání hovorů zahrnete už do nároků na svůj nástroj pro videokonference, ušetříte čas, náklady a místo na disku.
Konverzační vlákna
Online komunikace nejsou jen videohovory. Často se i během online schůzek stává, že potřebujete kolegům sdílet například odkaz, nebo se chcete přednášejícího na něco zeptat, aniž byste vyrušili právě probíhající prezentaci (především v případě, že se videohovor nahrává). Nejjednodušší je poslat jim zprávu do chatu.
Lidé rádi komunikují různými způsoby a není potřeba si volat kvůli každému detailu. Jistě proto oceníte nástroj, který zvládne běžnou komunikaci v chatu i videohovory zároveň. Takové řešení je navíc jistě ekonomičtější než vícero různých nástrojů.
Přístup zvenčí
V neposlední řadě nezapomeňte na to, že jiné firmy mohou používat řadu jiných nástrojů. I taková situace má elegantní řešení. Nejsnazším způsobem je přizvat je na schůzku na své platformě (většinou pomocí odkazu) bez toho, aby se museli zdlouhavě registrovat a cokoli stahovat (to dnes zvládne například Vodafone Videokonference nebo Microsoft Teams).
Pokud jste často v pohybu, jistě oceníte také kompatibilitu napříč zařízeními. Poohlédněte se proto po nástrojích, které mají svou aplikaci pro počítače i telefony a dovolí vám mezi nimi hladce přecházet. Díky tomu se budete moci připojit ke schůzkám i na cestách.
Malý tip na závěr: Stejně důležité jako výběr vhodného nástroje je spolehlivé internetové připojení. Jen tak budete mít jistotu, že se se všemi dobře uvidíte i uslyšíte. Vodafone Business proto nabízí superrychlý internet do firmy o rychlosti až 1 Gb/s a mobilní internet s až neomezenými daty, se kterými už vám a úspěšným videokonferencím nic nebude stát v cestě.
